Una hoja de trabajo es un documento que es utilizado durante el ciclo contable, este documento es considerado de mucha importancia ya que tanto el hecho de portarlo y mantenerlo en una empresa, demuestra la preocupación que se tiene porque la contabilidad dentro de esta vaya perfectamente, además este documento es usado como un borrador de trabajo, cabe mencionar que este documento es conocido también con el nombre de papel de trabajo.
La hoja de trabajo tiene una forma columnaria, es decir que está distribuida mediante columnas (campos), este tipo de organización hace que la distribución permita contabilizar de manera mucho más sencilla y mejor, también esta distribución ayuda a organizar la información, lo que hará más sencillo el hecho de preparar, el estado de pérdidas y ganancias, el balance general, como también tener preparados los asientos de cierre y los asientos de ajuste.
Toda de hoja de trabajo se encuentra compuesta por las siguientes partes:
- El encabezamiento: en esta área se localiza el nombre de la razón social, como también puede ir el nombre del documento, un poco más abajo se indica la fecha del periodo en la cual se elabora la hoja de trabajo.
- Las secciones: aquí se indican el número de orden de todas las cuentas, así como también se indica el nombre de las cuentas (cada una con su respectivo código), también se debe de indicar el balance de comprobación con débitos y créditos, los ajustes con débitos y créditos, los ajustes por inflación, el balance ajustado por inflación, sin olvidar las ganancias y pérdidas con débitos y créditos. Para entender mejor estar partesm una explicación de estas a continuación:
* Balance general con débitos y créditos: parte en la cual se localizan los débitos y créditos de las cuentas ajustadas.
* Hoja de trabajo, en esta parte en si se colocan los débitos y los créditos de las cuentas, las cuales fueron ajustadas por inflación.
* El balance ajustado, en esta área se debe proceder de la misma forma que en la columna de saldos del libro mayor.
* El balance ajustado por inflación, en esta sección deben registrarse los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, las cuales deben ser sumadas de la misma manera que la sección del balance ajustado.
* El balance general en esta sección deben encontrarse trasladados los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado.
* La columna cuentas y codificación, en esta sección debe registrarse de forma ordenada el nombre y el código de las cuentas principales.
* La elaboración, deben estar consideradas las columnas cuentas y codificación, el balance de comprobación, los ajustes, el balance ajustado, ajustes por inflación, balance ajustado por inflación, ganancias y pérdidas, para terminar debe incluir también el balance general.
* Las ganancias y pérdidas en dicha sección se debe trasladar los valores de las cuentas nominales.
Un ejemplo de una hoja de trabajo, la cual puede ser utilizada como modelo de una hoja de este tipo:
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Modelos anteriores |
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