Modelo de solicitud de devolucion de documentos

Quien entrega documentos originales —un título, una escritura, un certificado, un contrato— a menudo los necesita de vuelta. Recuperarlos no siempre es automático, y el camino depende de quién los tenga: no es lo mismo pedírselos a una Administración, a un juzgado o a un centro o una empresa que los custodia. En los tres casos hay una solicitud por escrito de por medio, pero el procedimiento y los plazos cambian. Esta página explica cada situación, con sus tiempos, e incluye un modelo para cada una.

¿Quién tiene sus documentos?

• Una Administración pública (ayuntamiento, organismo, registro): tiene derecho a recuperar los originales que aportó, salvo que deban quedarse en el expediente.
• Un juzgado: los originales aportados a un pleito se recuperan mediante el desglose, y solo en un momento concreto.
• Un centro educativo, una empresa u otra entidad: la devolución se pide directamente, y conviene dejar constancia.

Si los tiene una Administración

La ley está del lado de quien aporta el documento. La norma de procedimiento administrativo reconoce el derecho a obtener una copia sellada de lo que se presenta y a que se devuelvan los originales, previa compulsa o cotejo de su copia, cuando esos originales no tengan que permanecer en el expediente. Desde 2024, además, lo presentado de forma presencial se digitaliza y el original se devuelve en el acto, salvo que una norma obligue a que la Administración lo conserve.

En la práctica, esto significa que al presentar un documento se puede pedir allí mismo que cotejen la copia y devuelvan el original. Si ya lo entregó y no se lo devolvieron, puede solicitar su devolución por escrito, indicando el expediente y los documentos concretos. Y si lo que necesita es una copia de algo que sí debe quedarse en el expediente, tiene derecho a obtenerla, porque la ley reconoce el acceso del interesado a los documentos de su procedimiento.

Si los tiene un juzgado: el desglose

Cuando los documentos se han aportado a un procedimiento judicial, recuperarlos tiene un nombre propio —el desglose— y una regla de tiempo que conviene conocer para no llevarse un chasco. Mientras el asunto no ha terminado con sentencia firme, los originales no se desglosan, porque pueden ser necesarios para resolver. Una vez la sentencia es firme, se extraen de los autos y se entregan a quien los aportó; en su lugar queda una diligencia que deja constancia de qué se retiró.

El desglose se pide por escrito dirigido al juzgado, que se presenta en el decanato con una copia para que la sellen. Si en el procedimiento interviene procurador, es quien suele encargarse de solicitarlo en nombre de su representado. La devolución no tiene coste.

Si los tiene un centro o una empresa

Es el caso más cotidiano: un colegio, una academia, una empresa o una entidad que guarda documentos originales —un título, un expediente, una titulación, un contrato— y a la que hay que pedírselos. Lo prudente es solicitarlo por escrito y conservar una copia sellada o un acuse de recibo, de modo que quede constancia de la petición y de su fecha.

Si la entidad se resiste a devolverlos, conviene reiterar la solicitud por un medio que pruebe el envío, como el burofax. Los documentos originales son de quien los aportó, y los datos personales que contienen están protegidos, lo que refuerza la posición de quien los reclama. Según el caso, cabe acudir al organismo que supervise a esa entidad. Y si el documento se ha extraviado mientras estaba bajo su custodia, puede reclamarse la responsabilidad que corresponda; frente a una Administración, esa vía es la responsabilidad patrimonial.

Modelos de solicitud

Tres modelos, uno por escenario. Cambie lo que va entre corchetes por sus datos.

A una Administración

[NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI/NIE n.º [NÚMERO], domicilio en [DIRECCIÓN],

EXPONE: Que en el expediente [NÚMERO O REFERENCIA] aportó los siguientes documentos originales: [RELACIÓN DE DOCUMENTOS], que no deben permanecer en el expediente.

SOLICITA: Que, previa compulsa de sus copias, se le devuelvan dichos originales.

En [LOCALIDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]. Firma: [FIRMA]

A [ÓRGANO U OFICINA QUE TRAMITA EL EXPEDIENTE]

A un juzgado (desglose)

AL JUZGADO DE [TIPO Y NÚMERO] DE [LOCALIDAD]

[NOMBRE Y APELLIDOS], parte [DEMANDANTE / DEMANDADA] en el procedimiento [CLASE Y NÚMERO], ante el Juzgado comparece y, como mejor proceda, DICE:

Que, habiendo recaído sentencia firme en este procedimiento, interesa la recuperación de los documentos originales aportados con [ESCRITO O DEMANDA].

Por lo expuesto, SOLICITA que se acuerde el desglose y la entrega de dichos documentos originales, dejando en los autos testimonio de los mismos.

En [LOCALIDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]. Firma: [FIRMA]

A un centro o una empresa

[NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI n.º [NÚMERO],

EXPONE: Que tiene depositados en [CENTRO O EMPRESA] los siguientes documentos originales: [RELACIÓN], y que necesita disponer de ellos.

SOLICITA: Que le sean devueltos dichos documentos originales, o, en su defecto, se le indique el motivo de su retención.

En [LOCALIDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]. Firma: [FIRMA]

Dudas que se repiten

¿Pueden quedarse con mi original?

Una Administración solo retiene el original cuando una norma lo exige; en los demás casos debe devolverlo tras compulsar la copia. Un juzgado lo conserva hasta que la sentencia es firme.

¿Cuándo puedo recuperar lo aportado a un juicio?

Mediante el desglose, una vez la sentencia es firme. Antes no, porque los documentos pueden ser necesarios para resolver.

¿Tengo que dejar una copia?

Sí. Lo habitual es que, en el lugar del original, quede una copia compulsada —en la Administración— o una diligencia —en el juzgado—, de modo que conste qué se retiró.

¿Y si han perdido mi documento?

Puede reclamar la responsabilidad que corresponda. Frente a una Administración, la vía es la responsabilidad patrimonial; frente a un particular, la reclamación por los daños causados.

¿Cuesta dinero recuperar los documentos?

La devolución de originales no suele tener coste. Otra cosa es solicitar copias o certificaciones, que pueden llevar una tasa.