Modelo de solicitud simple

La solicitud simple es el documento más versátil que existe para dirigirse por escrito a quien tiene que resolver algo. Cuando un trámite no dispone de un formulario propio, esta instancia —llamada también instancia genérica— sirve para pedir casi cualquier cosa: una gestión, una autorización, una rectificación, aportar documentos a un expediente o dejar constancia de una petición ante una empresa. Lo que de verdad conviene conocer no es tanto cómo se escribe, que es sencillo, sino los derechos que la rodean: dónde se puede presentar, qué fecha cuenta y qué ocurre si no contestan.

Cuándo se usa

Ante la Administración, la instancia genérica es la vía para todo aquello que no tiene un impreso específico. Con ella se presentan alegaciones, se subsana o se completa documentación, se comunica un hecho o se incorpora un escrito a un procedimiento en marcha. Ante una empresa, una comunidad de propietarios o un banco, el mismo esquema vale para formular una petición por escrito y poder demostrar después que se hizo.

Cómo se escribe

La instancia se sostiene sobre dos apartados que vienen de antiguo y siguen siendo los más claros. En el EXPONE se cuentan los hechos: la situación, ordenada y sin rodeos. En el SOLICITA se concreta la petición, que debe ser inequívoca; si se pide más de una cosa, conviene enumerarlas. Alrededor de esos dos bloques van los datos de quien firma, el asunto —una frase que resuma de qué va—, el destinatario —el órgano o departamento concreto—, la relación de documentos que se acompañan y el lugar, la fecha y la firma. Una petición confusa es la principal causa de que un escrito se retrase o se conteste a otra cosa.

Modelo

[NOMBRE Y APELLIDOS], con DNI/NIE n.º [NÚMERO], domicilio en [DIRECCIÓN], teléfono [TELÉFONO] y correo electrónico [CORREO],

EXPONE: Que [DESCRIBA LA SITUACIÓN O EL MOTIVO].

SOLICITA: Que [INDIQUE CON CLARIDAD LO QUE PIDE].

Documentos que se acompañan: [ENUMERAR, O INDICAR QUE NO SE ADJUNTA NINGUNO].

En [LOCALIDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]. Firma: [FIRMA]

[ÓRGANO, DEPARTAMENTO O PERSONA A QUIEN SE DIRIGE]

Dónde se puede presentar (y por qué importa)

Aquí está uno de los derechos que más desconoce la gente. Un escrito dirigido a una Administración no hay que llevarlo necesariamente a sus oficinas: la ley permite presentarlo en el registro electrónico de cualquier Administración, en las oficinas de Correos, en las oficinas de asistencia en materia de registro y, desde el extranjero, en las representaciones diplomáticas o consulares de España. Da igual que el destinatario sea un ministerio y se presente en el registro de un ayuntamiento; el escrito llega igual.

Lo decisivo es que, sea cual sea el lugar, queda constancia de la fecha de presentación, y esa fecha —no la del día en que el órgano lo recibe internamente— es la que cuenta para los plazos. Por eso conviene pedir siempre la copia sellada o el justificante de registro y guardarlo.

¿En papel o por internet?

Las personas físicas pueden elegir. Pero hay quienes están obligados a relacionarse con la Administración por medios electrónicos: las empresas y demás personas jurídicas, las entidades sin personalidad, los profesionales para cuya actividad se exige colegiación y quienes actúan en representación de cualquiera de ellos. Si uno de estos sujetos presenta la instancia en papel, la Administración no la rechaza, pero le requiere que la subsane presentándola por vía electrónica. Para el registro electrónico hace falta identificarse con certificado, Cl@ve o DNI electrónico; quien no dispone de ninguno puede acudir a una oficina de asistencia, donde un funcionario habilitado realiza la presentación en su nombre.

Qué pasa después de presentarla

Presentar la solicitud abre un plazo para la Administración. El máximo lo fija la norma de cada procedimiento y no puede superar los seis meses; cuando no se ha fijado ninguno, rige el plazo supletorio de tres meses. Si en ese tiempo no llega respuesta expresa, entra en juego el silencio administrativo. Como regla general, en los procedimientos que inicia el interesado el silencio es positivo —la solicitud se entiende estimada—, aunque numerosas materias tienen previsto por ley el silencio negativo, de modo que conviene comprobar qué efecto se aplica al caso. Y si en el escrito falta algún dato o documento, la Administración no lo archiva sin más: requiere que se subsane y concede para ello un plazo, habitualmente de diez días.

Cuando se actúa en nombre de otra persona

Se puede presentar una solicitud por cuenta de un tercero mediante representación. Basta con acreditarla: con una autorización firmada y copia del documento de identidad del representado para gestiones sencillas, o, para actuaciones de más calado, mediante un poder, que puede otorgarse incluso ante la propia Administración o inscribirse en un registro de apoderamientos.

Si la solicitud va a una empresa o a una comunidad

Cuando el destinatario no es la Administración, la instancia sirve igual, pero conviene blindar la entrega. Lo más seguro es presentarla por duplicado y pedir que sellen y fechen la copia, o enviarla por un medio que pruebe qué se mandó y cuándo: un burofax con certificación de contenido, un correo certificado con acuse o, en su defecto, un correo electrónico con confirmación de recepción. Esa constancia es la que permite acreditar la petición si más adelante se discute.

Dudas que se repiten

¿Necesito un formulario oficial?

Solo cuando el trámite tiene uno propio. Si no existe, la instancia genérica es la vía adecuada ante la Administración, y un escrito con la misma estructura sirve ante una entidad privada.

¿Puedo presentarla en cualquier registro?

Sí. Un escrito dirigido a una Administración puede presentarse en el registro de otra, en Correos, en una oficina de asistencia en materia de registro o, desde fuera, en un consulado.

¿Qué fecha cuenta para los plazos?

La de presentación o registro, no la de recepción interna por el órgano. De ahí la importancia de conservar el justificante.

¿Qué ocurre si no me contestan?

Opera el silencio administrativo. Por regla general es positivo en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, pero muchas materias tienen silencio negativo por ley; conviene confirmarlo.

¿Tengo que pagar algo por presentar una instancia?

La presentación en sí no suele tener coste. Otra cosa es el trámite que se solicite, que puede llevar su propia tasa.