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El manual de procedimientos es el documento mediante el cual es posible realizar una descripción de manera detallada de las diferentes actividades o pasos que se deben de hacer en el momento en el cual se realizan las diferentes funciones de cualquier unidad administrativa.
Además un manual de procedimientos tiene como regla principal el incluir los diferentes cargos tanto de alto o bajo grado administrativo, ya que mediante a esto se observa de manera consisa la responsabilidad y participación que tienen.
Cabe mencionar que es muy necesario la realización de este tipo de manual porque al realizarlo se va a tener de una manera más exacta la información que se dan en los formularios, las diferentes autorizaciones y los documentos; con esto es más sencillo realizar de manera correcta el desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
También en el manual (si esta hecho de manera correcta) se podrá encontrar la información registrada, así como determinar si ha sido distorsionada o no con respecto a la información básica con respecto al funcionamiento correcto de las demás unidades administrativas.
Un manual de procedimientos además puede ayudar a tener el conocimiento de como funciona internamente el desarrollo de las tareas, la distribución de la ubicación, los requerimientos necesarios, etc., así como tambiés es posible que este documento ayude en la capacitaciòn del personal, realizar el análisis y los procedimientos de un sistema.
De sobre manera este manual hace posible cumplir con las diferentes tareas que ayudan en la simplificación de una labor, tal como realizar el análisis de tiempos, el delegar una autoridad, el poder establecer un sistema que brinde o modifique la información ya existente.
Primordialmente este manual es utilizado para poder controlar el efectivo desarrollo de las tareas, determinar correctamente las responsabilidades, observar las fallas o los errores que se den. facilitar las labores al realizar una auditoria, poder llevar a cabo una evaluación para ver el estado del control interno, aumentar la eficiencia del personal, determinar las labores, coordinar las actividades y analizar que posibilidad existe para hacer una mejora dentro de los sistemas, procedimientos y métodos.
A continuación un ejemplo del modelo que debe tener un manual de procedimientos:
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