MINUTA PARA REUNIONES
Cada reunión realizada debe ser documentada con los puntos discutidos, temas relevantes y puntos pendientes, con la finalidad de mantener la historia de la toma de decisión y ias situaciones. Este formato io ayudará a organizar las ideas en la documentación de sus reuniones. Recuerde complementar esta minuta con la matriz de puntos pendientes.
Se conocen como minutas al recurso redactado de una reunión o audiencia. Realizar un detallado de como está formada la reunión, empezando con un listado de los presentes, continuando con los preguntas y las respuestas de todos los que han asistidos, y terminado con el resumen de las conclusiones a las que se han llegado o las decisiones que se tomarán.
Se carece de consenso en lo referente a lo que tiene o no debe contener una minuta de reunión de una empresa o institución de carácter no gubernamental. En lo referente a límites concretos, los negocios y las organizaciones privadas definen las reglas por las que ellos optan. Las minutas resultan tan bien explicadas y de carácter muy comprensivo al igual que una transcripción, o tan resumidas y breves como un simple listado de las resoluciones o decisiones tomadas.
Lo que se intenta conseguir o llevar a cabo mediante la minuta, es dar el servicio de archivador de datos a la audiencia. Se usa para guardar de manera o por escrito , la información expresada de oralmente, y guardarla como un archivo permanente, disponible para revisar en cualquier momento y por cualquier razón (por lo general, se revisan las decisiones y compromisos tomados en un determinado proyecto).
CÓMO LLEVAR A CACBO UNA MINUTA DE REUNIÓN
Cuando se proceda a redactar la misma, es imprescindible contar con que la minuta debe ser:
Específica. No hayu que caer en abstracciones y formas generales o típicas. Pra realizar esto, necesitaremos detallar todo lo que pueda generar confusión y mal entendido, como podrían ser: marcas de equipos, tipos de recursos, fechas y nombres de personas responsables.
Concisa. La información que se incluya ha de redactarse de manera, sobre todo, resumida y con carácter puntual. Es mejor que se haga alusión a todo lo explicado y planteado en la reunión (de forma breve), se excluirán los detalles que no se consideren importantes o necesarios, sobre todo las discusiones que no aporten nada. La excepción es para los casos de reuniones financieras, en las cuales resulta muy común, aportar determinados aspectos que se pudieran tomar como irrelevantes ,pero que los participantes prefieren adherirse a la máxima de es mejor que sobren a que falten”por cuestiones de seguridad.
Objetiva. Es imprescindible acabra con toda subjetividad que denote opiniones, sentimientos, etc., y que pueda producir una alteración la posterior interpretación de la reunión.
EJEMPLO DE MINUTA DE REUNIONES
MSP. JOSÉ MANUEL GÓMEZ VIDRIO.
PRESIDENTE DEL COLEGIO MEXlCANO
DE POSGRADUADOS EN SALUD PÚBLICA. A.C
Gustavo Bazan Nº. 10 Int 3.
Col. Amp San Pedro Xalpa. Del Azcapotzalco,
Teiéfono
PRESENTE
En atención a su escrito dirigido al C. Jefe de Gobierno del Distrito Federal y turnado a esta Unidad Administrativa, mediante oficio CGAC-069899-06, signado por la Coordinadora General de Atención Ciudadana y Gestión Social de la Jefatura de Gobierno del Distrito Federal mediante el cual solicita un espacio en comodato para la Asociacion Civil que preside, con la finalidad de desarrollar en él sus actividades.
Al respecto. me permito informarle que la figura regulada por la Ley del Régimen Patrimonial y del ServrCio Público en su articulo 105. es el Permiso Administrativo Temporal Revocable: en mérito de lo anterior y para estar en posibilidades de atender adecuadamente su solicitud es necesario que remita a esta Unidad Administrativa, la siguiente documentación:
1.- Solicitud del interesado requiriendo el Permiso Administrativo temporal Revocable señalando el uso o destino que se le pretenda dar al inmueble solicitado. así como la vigencia misma que no podrá ser mayor de 10 años.
2.- Croquis de localización del inmueble de su interés y en su caso, delimitación del espacio solicitado, acompañado de medidas, linderos y colindancias:
3.- Original o copia certificada del Acta Constitutiva así como del Poder Notarial que lo autorice para realizar Actos de Administración:
4.-Identificación Oficial del representante legal
5.- Regisro Federal de Contribuyentes
Lo anterior de conformidad con los artículos 45 de la Ley del Procedimh‘ento Admimstrativo de D¡strito Funeral. 105 y 108. de la Ley del Régimen Patrimoniai y del Semcio Público
OTRO EJEMPLO
Dirección General de Planeación y Coordinación Sectorial.
Dirección de Políticas de Planeación y Evaluación.
Oficio Nº.
ASUNTO: Maestría en Administración de Hospitales.
País y fecha completa
M.S.P. ................................................
PRESIDENTE DEL COLEGiO .................. DE........................... EN SALUD PÚBLICA A.C.
Presente
Por instrucciones de la C. Directora General de Planeación y Coordinación Sectorial y en atención a los diversos oficios dirigidos por Usted al C. Secretario de Salud del Distrito Federal, me permito comentarle que esta Dirección de Área a mi cargo, continuará coordinando las actividades de capacitación de posgrado, en lo referente a la Maestría en Administración de Hospitales, por tal motivo tenemos programado realizar una reunión plenaria con todos los alumnos de la segunda generación de la citada Maestria.
Lo anterior a efecto de informar a los alumnos y crear certidumbre respecto al curso y proceso para la conclusión del grado académico al cual aspira cada uno de ellos.
Con el objeto de lograr una coordinación adecuada y oportuna para la continuidad y desarrollo de dicha maestría, atentamente le solicito nos haga llegar su propuesta, respecto a los puntos que considera deban ser incluidos en el orden del día.
Asimismo le comentó que una vez celebrada dicha reunión, le estaremos solicitando el status individual de los alumnos, con el fin de obtener un diagnóstico personalizado sobre la situación académica que guarda cada uno de ellos y generar las directrices que en coordinación con ese H. Colegio Mexicano de Posgraduados, nos permitan instrumentar las acciones necesarias, para concluir el multicitado proceso académico.
sin otro particular, quedo a sus apreciables órdenes
ATENTAMENTE
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