MODELO DE MINUTA LLENADA
La manera en que se ha de elaborar una minuta es de extrema importancia ,como procedimiento para tener anotados los temas más importantes de una junta laboral, escolar o de cualquier otro tipo, con el objetivo de tener siempre bajo control los acuerdosalcanzados y comprobar de esta manera su cumplimiento parcial o total hasta quela mayoría de las actividadesse encuentren totalmente finalizadas
Por medio de este documento denominado minutas, además se tiene cosntancia de los nombres de los que han tomado o toman parte en las reuniones y todos lobjetivos o acuerdos a alcanzados en una reunión en concreto, a parte de poder tener registrado la mayor parte de los temas pendientes y cualquier otro tema que se aporte en las juntas.
Tome un registro del nombre de la reunión o algún título identificativo de la misma, de forma concisa entre todos los asistentes y las personas a las que se deba otorgar dicha minuta.
Tome nota del lugar y la fecha de la junta o reunión
Proceda a realizar un listado de asistentes a la reunión y de preferencia circule una lista al respecto que procederá a archivar junto con la minuta de la reunión.
Realice un minucioso registro de cada uno de los temas abordados en la reunión, sobre todo cada tema que se ha debatido, además de las conclusiones al respecto, los acuerdos producidos, las actividades originadas a causa del tema, las personas con responsabilidad de seguimiento o de su realización, el estado en que se hayan las actividades, el porcentaje que se ha llevado a cabo de cada actividad y cualquier otro tema imprescindible , de tal forma que la mayoría las personas que tienen algo que ver ,tengan conocimiento de la situación aún sin haber tomado parte en la reunión.
No haga caso a la mayoría de los comentarios en relación a cada tema, tome nota únicamente de lo que considere relevante, es decir, las decisiones y asuntos pendientes, así como en determinadas ocasiones los avances conseguidos y otros detalles.
Proceda a listar todos los temas en relación al orden en que se trataron o enfunción de la importancia de los mismos. Esto variará según las personas que llevan la minuta y de los responsables de dicha organización del acto, o líderes de la reunión, variando si desean destacar algunos temas sobre otros.
Además podemos definir la minuta por medio temas imprescindibles y temas de gran importancia o cualquier otra que la persona encargada de la minuta quiera efectuar para darle la validez correcta a cada tema.
Tome nota de las actividades que se han de efectuar entre la reunión actual y una futura, para de esta manera poder cumplir cada uno de los temas. Si se presenta algún aproblema para poder lograr el cumplimiento o para poder seguir adelante, el mismo se debe de identificar de manera efectiva, de esta manera, las personas con la autoridad para resolverlo podrán hacer la correspondiente intervención.
Registre la fecha y lugar en la que se efectuará la siguiente reunión.
EJEMPLO DE MINUTA LLENADA
Modelo de minuta de una sociedad limitada
En la ciudad de .............., departamento de .............., República de ................, a trece de septiembre del dos mil ............, las señoritas ..............., ................ y................., mayores de edad, con domicilio en .............., identificados con las cédulas de ciudadanía números....................................,obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos:
Arlículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará Doble Dulzura Limitada.
Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de ............. Departamento de .............. Republica de ......................, sin embargo la sociedad
puede establecer sucursales en otras ciudades del país y en el exterior.
Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: fabricación, producción, comercialización, y diseño de productos exclusivos: Chocolates. En
el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones
comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores.
Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 10 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire.
Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de 810.000.000
Articulo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un millón de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad dela siguiente forma: La socia .................................., suscribe el veinticinco por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el
valor de........................ La socia ....................... suscribe el veinticinco por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de................. La socia......................... suscribe el veinticinco por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de ...................... Así los aportes han sido pagados integramente a la sociedad.
Artículo 7: Responsabilidades: La responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes.
Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios.
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