MODELO DE MINUTA DE SERVICIOS GENERALES
ASISTENTE DE SERVICIOS GENERALES
Naturaleza del puesto
Ejecución, coordinación, control y supervisión de los diferentes servicios prestados a la empresa, realizados tanto por personal interno como por terceros a través de contrataciones.
Actividades
1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.
2. Procesar y controlar la documentación relativa a los movimientos de los activos de la Empresa con el fin de que sirvan de soporte al Departamento de Contaduría, proporcionando la información real sobre los bienes muebles e inmuebles que se encuentran activos, así como los que se encuentran en desuso, deteriorados o en proceso de donación para mantener actualizado el inventarios de activos.
3. Recopilar y procesar información para la elaboración de informes de diversa complejidad, relativos al desarrollo de las actividades del Departamento de Administración de Servicios Generales y de sus diferentes áreas, para la toma de decisiones de las jefaturas, así como el control de las actividades encomendadas a cada área, que permita satisfacer la demanda de los diferentes servicios que el Departamento ofrece.
4. Verificar la razonabilidad del pago por servicios públicos tales como agua, teléfonos, electricidad, a través de la conciliación del sistema de pago automático de recibos, distribuir los cargos por centro de costos y confeccionar orden de pago, dar seguimiento del pago con el Departamento de Administración de Tesorería.
5. Supervisar el proceso de contratación de los servicios públicos, servicios de alimentación de funcionarios, fotocopiado, limpieza de edificios, mantenimiento civil y telefónico, servicios de transporte y otros que requiera el Departamento de Administración de Servicios Generales en la prestación de los servicios y actividades que le son encomendadas.
6. Analizar y supervisar la prestación de los servicios con el fin de verificar que se cumplan los estándares y condiciones contractuales especificadas.
7. Preparar las órdenes de pago de impuestos municipales, patentes comerciales, bienes inmuebles, dar seguimiento a la confección del cheque respectivo.
8. Confeccionar las órdenes de compra y de pago por conceptos de servicio de restaurante, reparación de vehículos, servicios de encomienda, servicio de mantenimiento externo de equipo e instalaciones.
9. Supervisar, coordinar y controlar la contratación y calidad del servicio de comedor externo de la empresa en el Area Metropolitana.
10. Supervisar la calidad de los comedores internos de la empresa.
11. Controlar los activos y equipos que la empresa facilita a los oferentes de servicios externos.
12. Coordinar los proyectos de ornato y aseo de las instalaciones de la empresa.
13. Coordinar, controlar y supervisar la ejecución, cumplimiento y calidad de los contratos por servicios externos que administra la jefatura.
14. Realizar reportes periódicos del funcionamiento y cumplimiento de cada uno de los servicios contratados, manteniendo en estricto orden de los expedientes relacionados.
15. Controlar los saldos y vencimientos de los contratos de servicios para tramitar las prórrogas correspondientes o realizar nuevas contrataciones.
16. Mantener actualizados los diferentes contratos por servicio de mantenimiento que la Institución mantiene con empresas externas.
17. Llevar un registro permanente y actualizado de todos los vehículos de la empresa, así como programar y supervisar el mantenimiento y reparación de los mismos oportunamente, para cumplir con los lineamientos de servicios generales. Proveer los documentos necesarios para la circulación legal de los vehículos.
18. Mantenerse informado sobre las infracciones y accidentes de tránsito relacionados con vehículos de la empresa de acuerdo con los informes suministrados por los Asistentes Administrativos de las diferentes dependencias de RECOPE.
19. Controlar y supervisar el movimiento de activos asignados a los funcionarios de la empresa y registrar en el sistema los cambios correspondientes
20. Realizar inventarios de las propiedades y levantar un expediente para cada propiedad, foliando la documentación correspondiente, así como velar que se mantengan en óptimas condiciones de uso
.
21. Mantener actualizado el sistema de control de pólizas y presentar reportes periódicos de las mismas al Instituto Nacional de Seguros.
22. Velar por la aplicación correcta de la Ley del Sistema Nacional de Archivos y las políticas relativas al manejo de archivos, así como el cumplimiento de los procedimientos relativos, de reunir, conservar, clasificar, administrar, describir y facilitar la documentación de acuerdo con los periodos establecidos en la tabla de plazos aprobadas por el Comité Institucional y la Comisión Nacional del Archivo Nacional.
23. Llevar a cabo el proceso de microfilmación de los documentos de la Empresa, de acuerdo con las normas previamente establecidas.
24. Coordinar con las diferentes dependencias de la Empresa, la remisión de los documentos que necesitan ser microfilmados, así como mantener registros adecuados de los mismos.
25. Realizar inventarios periódicos de los activos asignados al personal, investigar diferencias en caso de que las hubiese y mantener expedientes actualizados que permitan identificar claramente la ubicación de los mismos.
26. Fotografiar y filmar actividades especiales de la Empresa. Elaborar y mantener en un lugar adecuado los archivos fotográficos, de audio y video, claramente identificados para su localización.
27. Mantener un inventario de los materiales y equipos audiovisuales; así como velar por el adecuado uso y mantenimiento de los mismos.
28. Mantener archivada y actualizada la información generada y recibida, en diferentes soportes y sistemas, de cada una de las actividades encomendadas en las diferentes áreas.
29. Controlar y dar mantenimiento al analizador de cintas, realizar la limpieza interna y externa de las cintas magnéticas. Velar porque las condiciones ambientales del lugar donde se almacenan las cintas sea el adecuado.
30. Efectuar el registro de cintas magnéticas según fecha y numeración, mantener actualizado el inventario de las mismas y controlar sus fechas de vencimiento.
31. Mantener el control para el acceso o entrada a la cintoteca y para el préstamo de cintas o cartuchos.
32. Dar seguimiento a los contratos de mantenimiento del equipo que se utilice y cuando se requiera realizar la compra del material necesario como cintas, cartuchos, etiquetas, etc.
33. Seleccionar por dependencia la documentación para su localización y consulta posterior dentro del archivo central y levantar las tablas de plazos de los documentos para fijar la vigencia de utilidad de los mismos para su proceso de selección o eliminación.
34. Atender consultas de los funcionarios de la empresa y clientes externos en los temas específicos de cada área del Departamento.
35. Atender y evacuar consultas relacionadas con las labores que realiza.
36. Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato.
37. Brindar colaboración en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa
38. Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.
39. Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo y que le fueran asignadas por su superior inmediato.
Condiciones especiales
1. Formación académica
Diplomado o 75% de los créditos aprobados para el Plan de estudios de bachillerato de una carrera universitaria en alguna disciplina profesional afín al puesto.
2. Experiencia
De un año a tres años de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el área de especialidad del puesto.
3. Iniciativa, complejidad y supervisión recibida
Requiere de moderada iniciativa y supervisión, ya que trabaja acatando instrucciones de carácter general y por consiguiente debe planear sus actividades y decidir sobre métodos y procedimientos de trabajo a seguir.
Debe resolver situaciones distintas relacionadas con su área de trabajo o la de otros puestos, que requieren aplicar su criterio para coordinar e integrar actividades heterogéneas en naturaleza y objetivos, analizar y recomendar las medidas correctivas, para obtener la solución.
4. Supervisión ejercida y responsabilidad
Es responsable por la administración de recurso humano que desarrolla principalmente actividades de nivel operativo, por la preparación, manejo y custodia de información confidencial o por el manejo de recursos materiales de alguna cuantía.
Se evalúa la responsabilidad, no ejerce supervisión sobre recurso humano.
5. Consecuencia del error
Los errores cometidos pueden ocasionar daños sobre personas, materiales o equipos, instalaciones, funciones u operaciones que producen consecuencias de alguna consideración pero son fáciles de detectar y corregir en virtud de los procedimientos y normas vigentes.
6. Relaciones de trabajo
Las relaciones de trabajo que corresponden al puesto implican contactos frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales de Recope y/o público en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar información de alguna variedad e importancia.
7. Esfuerzo físico y condiciones de trabajo
Esporádicamente el funcionario moviliza o traslada artículos o materiales en forma manual, se desplaza fuera de su lugar de trabajo, intensifica su esfuerzo físico para manejar maquinaria, equipo o instrumentos o requiere la utilización reiterada de uno de sus cinco sentidos.
El lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del puesto ofrece buenas condiciones ambientales, espacio físico adecuado, ventilado, libre de ruidos intensos, de humedad, de olores desagradables y de sustancias tóxicas.
Ubicación
Dirección de Administración de Bienes y Servicios
Áreas de especialización académica
Administración en sus diferentes áreas, Ingeniería Industrial y Seguros
Habilidades y conocimientos
Para el desempeño del puesto se requiere creatividad, dinamismo, relaciones humanas, honradez, iniciativa, cortesía, manejo de equipo de cómputo y oficina.
Requisitos legales
Ninguno
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