Una orden de compra es el documento por medio del cual se lleva a cabo una petición o una solicitud, pero de forma escrita, de tal manera que sea más formal la presentación de este documento a un proveedor.
Dicha petición, es realizada con la finalidad de poder solicitar o reclamar artículos, los cuales ya tienen un precio antes convenido, con las condiciones y reglas que se tengan dependiendo del tipo de negocio que se posea o de acuerdo al tipo de negocio con el que se hagan los tratos, dentro de esta solicitud deben de tratar en lo posible estar especificados tanto el día y monto de pago, como lo relacionado a la entrega.
A través y gracias a la orden de compra es posible autorizar al proveedor el poder hacer la entrega de los artículos solicitados, pero esto siempre exigiendo la respectiva factura por el concepto de la compra.
Por lo general cuando una empresa procede a adquirir artículos, debe de hacerlo por medio de una órden de compra, estas ordenes de compra deben de encontrarse necesaria y obligatoriamente enumeradas en forma correlativa y en serie, debido a que esto ayuda a llevar el mejor control de su uso.
Siempre dentro de la orden de compra deben incluirse los campos siguientes:
- Nombre y dirección de la empresa que realiza el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor del pedido
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Cantidad de artículos solicitados
- Descripción de los artículos solicitados
- Precio unitario y total
- Costo total de la orden.
- Firma autorizada
Generalmente se procede a enviar una solicitud original al proveedor, y se guarda una copia la cual será llevada al área de contabilidad de la empresa o entidad que hace el envio, esto para que el envio pueda ser registrado, una copia extra es enviada al área de compras o almacen.
A continuación un ejemplo de una orden de comprar, de tal forma que se tenga conocimiento de este para ser utilizado como modelo:
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Modelos anteriores |
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HILDA
Podría enviarme por favor el modelo de la orden de compra gracias.
Saludos
Hilda
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