MODELO DE MINUTA DE JUNTA DIRECTIVA
TOMA NOTA
Intenta tomar nota de toda discusión y de todas las
decisiones sobre asuntos anteriores o nuevos. Los temas anteriores,
hacen referencia a los temas que se introdujeron en reuniones anteriores
(como se reflejó en minutas previas a la junta) y se ha procedido a
prorrogar hasta la reunión actual. Los temas nuevos contienen temas
sacados primeramente en la reunión actual. Realiza un registro adecuado
de los puntos imprescindibles de cualquier discusión, toma nota de la
redacción de todo movimiento realizado y apunta los resultados de la
votación.
Aporta o apunta también, toda discusión que creas que
tiene importancia de la junta , además de los temas nuevos y anteriores.
En algunas ocasiones se tocan temas los cuales la junta quiere debatir
en otro momento. Tomar nota de todas estas cosas en las minutas , nos
valdrá como un recordatorio para lasiguiente junta o reunión.
REALIZA UN REGISTRO DE TODO
Realiza un registro de la hora en que dio comienzo dicha
junta, la persona que se encargó de la organización y quién presidió
dicha reunión. La mayor parte de las reuniones dan comienzo con la
lectura de las minutas de juntas anteriores.Este tipo de minuta anterior
o previa , se debaten y aprueban por la junta o enmendadas si algún
miembro pide una aclaración o cambio. Una vez todos están de acuerdo con
la manrea que han adoptado dichas minutas , se procede a la votación
para realizar la aprobación de lo leído o corregido. Las minutas
reflejan este proceso.
Se ha de poner fin a las minutas, procediendo al levantamiento de dicha sesión, tomando nota además de la hora en que la reunión concluyó, quien solicitó el levantamiento y el voto. El secretario encargado de la redacción de la misma, estaráobligado a firmar las minutas debajo de la frase final como Respetuosamente redactado por.
IDENTIFICA
Procede a identificar y intenta abreviar todo informe entregado a la junta, estos pueden ser los informes del director ejecutivo, el informe financiero, el informe compensatorio y el informe del comité de desarrollo de la junta. A continuación del título de cada informe, redacta el nombre del encargado de la entrega del mismo.
Al hacer un resumen los puntos de mayor importancia de cada informe, el secretario que lo realiza redactará dicho resumen por medio párrafos o realizar de cada uno de los puntos una viñeta. Estate seguro de tomar nota de todo acto tomado como resultado de los informes, como pueden ser , propuestas realizadas y secundadas y los resultados obtenidos en relación a los votos a todo lo que se ha propuesto.
REDACCIÓN DE LA MINUTA
Deberás de dar comienzo a la misma con un título. En la primera línea, tendrás que redactar el nombre legal de la compañía o empresa. Justo debajo de lo anterior pon, Reunión de junta directiva. Despúes en la línea tercera , redacta con claridad el mes, día, año, hora y sitio de la reunión o de la junta.
En el primer párrafo o sección de la minuta, haz un listado de los ocupantes de la junta que que se presentaron a la misma, haciendo uso de sus nombres completos. Más tarde, pon Ausentes: y a continuación los nombres enteros y bien redactados de los miembros de la junta que no han asistido. Una buena opción, es realizar el registro del cuórum (el número mínimo requerido para sostener legalmente una junta directiva) estaba presente.
Por otra parte, haz un listado de toda persona de carácter imprescindible e importante importante que haya asistido a la reunión, tenienbdo en cuenta al director ejecutivo ytoda persona que la junta tuvo en consideración a presentarse o aconsejar sobre asuntos determinados.
A TENER EN CONSIDERACIÓN
Las minutas de carácter completo de las reuniones de junta directiva , son tenidos en cuenta como los documentos de mayor importancia que una compañía o empresa tiene el deber de redactar y conservar. No se establece un determinado formato para estas minutas, pero deben de hacer constar todas las decisiones y resoluciones de importancia tenidas en consideración y dadas el visto bueno por la junta directiva.
Si hablamos de una auditoría gubernamental o una demanda que ponga en peligro las operaciones de la empresa, las minutas de juntas directivas se transforman en el documentoclave para tomar la determinación o decisión,de si las operaciones de la compañía se autorizaron de manera legal y adecuada. No realizar minutas de manera precisa y completas, puede acarrear a los miembros y directores de la junta directiva a tener cierto tipo de responsabilidad de carácter personal.
EJEMPLO DE MODELO DE MINUTA DE JUNTA DIRECTIVA
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Modelos anteriores |
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